Politica GDPR a firmei Safety and Security Systems

Protecția datelor cu caracter personal

SC Safety and Security Systems SRL respectă viața privată. Din acest motiv tratăm foarte serios protecția datelor, securitatea și conformarea cu legislația privind protecția datelor cu caracter personal și a vieții private.

Datele dumneavoastră sunt în siguranță

Au fost luate toate măsurile tehnice și organizaționale pentru protejarea și securizarea datelor.

 

Folosim datele dumneavoastră în scopuri clare și precise

Atunci când cineva utilizează produsele și serviciile noastre, ne oferă acces la câteva date personale și date personale cu caracter special. Noi utilizăm aceste date pentru:

  • Înregistrarea pentru a răspunde la o cerere de ofertă
  • Efectuarea de plăți/încasări pentru serviciile sau produsele recepționate/oferite precum și alte operațiuni contabile
  • Îmbunătățirea acestor produse și servicii
  • Lansarea unor personalizate

 

Avem nevoie de acordul dumneavoastră

Aveți posibilitatea să vă exprimați acordul pentru prelucrarea datelor cu caracter personal și caracter special pe care le utilizăm, respectiv:

  • Numele și prenumele dumneavoastră
  • Codul numeric personal
  • Adresa de domiciliu
  • Numărul și seria documentului de identitate
  • Numărul de telefon
  • Adresa de e-mail
  • Date privind societatea pe care o reprezentați (numele acesteia, nr. înmatriculare la Registrul Comerțului, CUI, adresă, nr. telefon, adresă e-mail)
  • Informații privind cardul Dvs. de credit sau de debit, informații privind contul Dvs. bancar și alte informații bancare. Vom colecta aceste date necesare strict pentru prelucrarea unei plăți ori de câte ori achiziționați ceva de la noi

 

Aceste date vor fi colectate:

  • pe baza consimțământului prealabil expres al dumneavoastră sau pe baza dovezii juste a consimțământului dumneavoastră furnizate de o terță persoană care ne comunică aceste date;
  • în baza unei obligații legale de prelucrare a acestor categorii de date
  • în baza unei obligații care apără un drept legitim

 

Vom colecta datele tale cu caracter personal și caracter special atunci când, de exemplu:

  • Vă înregistrați pentru a ne solicita o ofertă
  • Cumpărați sau utilizați oricare dintre produsele și serviciile noastre;
  • Vă interesează sau solicitați informații privind un anumit produs sau serviciu;
  • Vă abonați la buletine informative, alerte sau alte servicii oferite de noi;
  • Ne contactați prin diverse canale;
  • Vizitați sau navigați pe site-ul Safety and Security Systems;
  • Ați acordat permisiunea altor societăți, cum ar fi partenerii noștri comerciali sau asociații noștri, precum și unor terți furnizori sau contractanți ai noștri, să facă schimb de informații cu noi în ceea ce privește informațiile cu caracter personal și caracter special;
  • Atunci când datele dumneavoastră cu caracter personal și caracter special sunt publice.

 

Vom utiliza datele tale cu caracter personal și caracter special în următoarele scopuri:

  • Prelucrarea comenzii tale și furnizarea produselor și serviciilor dorite
  • Pentru prelucrarea produselor și serviciilor pe care le-ai achiziționat de la noi, precum și pentru a te ține la curent cu evoluția comenzii tale;
  • Pentru a-ți furniza produsele și serviciile relevante. Aceasta include alte servicii care nu sunt incluse în contractul cu tine precum și pentru a te contacta cu mesaje privind modificări ale produselor și serviciilor.
  • Respectarea obligațiilor noastre legale (cum ar fi obligații de păstrare a evidențelor), obligații de verificare a conformității sau de înregistrare care ar putea include verificări automate ale datelor dumneavoastră de contact sau alte informații pe care ni le furnizați cu privire la identitatea dumneavoastră cu liste aplicabile ale persoanelor sancționate și contactarea dumneavoastră pentru confirmarea identității dumneavoastră în cazul unui posibil rezultat pozitiv, sau înregistrarea interacțiunii cu dumneavoastră care ar putea fi relevantă în scopuri de conformare;
  • Scopuri precum reclamă, marketing și publicitate, statistică exclusiv în interesul operatorului sau împuterniciților săi, organizarea de cursuri, seminarii, alte evenimente (inclusiv delegații, conferințe și târguri), în scop educațional pentru organizarea programelor de formare profesională, pentru emiterea oricăror documente financiar-contabile, încheierea de contracte ori alte acte necesare în activitatea Safety and Security Systems
  • Analizarea și îmbunătățirea serviciilor și comunicărilor noastre către dumneavoastră;
  • Protejarea securității și gestionarea accesului la sediul nostru, sistemele IT și de comunicare, platformele online, website-urile și celelalte sisteme, prevenirea și detectarea amenințărilor de securitate, fraudelor sau a altor activități infracționale sau malițioase;
  • În scopul monitorizării și evaluării conformității cu politicile și standardele noastre.

În cazul în care ne-ați acordat consimțământul dumneavoastră, vă putem prelucra datele cu caracter personal și în următoarele scopuri:

  • Comunicarea cu dumneavoastră prin canalele pe care le-ați aprobat pentru a vă ține la curent în ceea ce privește evenimente/informații cu privire la serviciile, produsele precum și evenimente și proiecte Safety and Security Systems;
  • Sondaje în rândul clienților/partenerilor/colaboratorilor, campanii de marketing, analiză de piață, tombole, concursuri sau alte activități sau evenimente promoționale.

În ceea ce privește comunicările legate de marketing/informare cu privire la evenimente, vă vom pune la dispoziție – dacă se impune în mod legal – informațiile respective doar după ce ați selectat această opțiune de a participa și vă vom oferi posibilitatea de a nu mai participa în orice moment, în cazurile în care nu doriți să mai primiți comunicări legate de marketing/informare cu privire la evenimente din partea noastră.

Nu vom folosi datele dumneavoastră cu caracter personal în luarea unor decizii automate care să vă afecteze sau să creeze alte profiluri decât cele descrise mai sus.

 

Facturare și relații cu clienții

  • Pentru a vă emite factura pentru utilizarea produselor și serviciilor noastre;
  • Pentru a vă contacta în cazul în care datele de facturare pe care ni le-ați furnizat sunt pe cale să expire sau nu putem încasa plata;
  • Pentru a vă răspunde la orice întrebări sau preocupări pe care le puteți avea în legătură cu produsele și serviciile noastre.
  • De asemenea, vom utiliza datele dumneavoastră cu caracter personal și caracter special în scopul verificării identității tale sau al aparținătorilor, respective al împuterniciților legali acolo unde este cazul.

 

Mesaje privind produsele și serviciile

  • Safety and Security Systems utilizează date cu caracter personal și caracter special și poate genera rapoarte de management agregate și statistice din aceste informații dar care nu vă identifică în mod individual. De asemenea, Safety and Security Systems poate prelua aceste date cu caracter personal și caracter special și le poate anonimiza pentru a realiza o analiză mai aprofundată a produselor și serviciilor noastre. Aceasta contribuie la dezvoltarea produselor și serviciilor oferite clienților de către companie fără a identifica clienții într-un mod individual.
  • Vă putem contacta cu mesaje ale serviciului de relații cu clienții pentru a vă furniza informații la zi în legătură cu produsele și serviciile noastre, de exemplu, în legătură cu tehnologii și dispozitive noi legate de nevoile dumneavoastră sau pentru a vă informa cu noutățile legislative din domeniu.
  • Pentru îmbunătățirea produselor și serviciilor pe care le oferim
  • Colectăm informații anonime, fără elemente de identificare sau agregate, în scopul îmbunătățirii produselor și serviciilor pe care le oferim tuturor. Niciuna dintre aceste date analitice nu poate duce la identificarea dumneavoastră.
  • Marketing, invitații de participare și individualizarea produselor și serviciilor pe care le oferim

 

Marketing

  • În calitate de client al nostru, dacă ne-ați oferit consimțământul, vă putem ține la curent în general cu privire la noile produse și servicii, vă putem trimite buletine informative, vă putem invita să participații la diverse studii sau vă putem informa cu privire la oferte, promoții, manifestări expoziționale, seminarii, competiții.
  • Vă putem contacta prin poștă, online, telefonic.

 

Cercetare și analiză

Avem o procedură strictă privind cazurile de utilizare prin care se impune realizarea de verificări privind respectarea legislației privind protecția vieții private și a datelor înainte de a începe orice caz de utilizare. Avem reguli stricte care asigură anonimizarea sau eliminarea elementelor de identificare din datele cu caracter personal și caracter special la stadiul adecvat al procedurii.

Utilizăm analizele pentru:

  • Cercetare de piață și pentru a realiza analize de cercetare și statistice, inclusiv monitorizarea modului în care clienții noștri utilizează produsele și serviciile noastre, în mod anonim sau personal.

 

Temeiuri juridice în baza cărora se prelucrează datele cu caracter personal

Orice operațiune care echivalează cu o prelucrare (colectare, stocare, înregistrare, structurare, adaptare sau modificare, extragere, consultare, utilizare, divulgare prin transmitere, distrugere) a datelor dumneavoastră cu caracter personal va fi efectuată pe baza unuia dintre temeiurile juridice de mai jos:

  • Prelucrarea este necesară în vederea executării unui contract la care dumneavoastră sunteți parte sau organizația dumneavoastră este parte, sau prelucrarea respectivă este necesară în vederea încheierii unui contract cu dumneavoastră sau organizația dumneavoastră;
  • Prelucrarea este necesară în vederea respectării unei obligații legale;
  • Prelucrarea este efectuată în temeiul consimțământului dumneavoastră prealabil și explicit;
  • Prelucrarea este necesară în vederea protejării intereselor vitale ale dumneavoastră sau ale altei persoane fizice;
  • Prelucrarea este necesară în scopul intereselor noastre legitime sau ale unui terț, cu excepția cazurilor în care interesele sau drepturile și libertățile dumneavoastră fundamentale prevalează asupra acestor interese.

În cazurile în care dispozițiile legale aplicabile impun consimțământul Dvs. prealabil și explicit pentru prelucrarea unor categorii speciale de date, vom prelucra datele respective doar în temeiul consimțământului Dvs. prealabil și explicit. În același timp, ne vom lua garanții suplimentare că orice persoană fizică sau entitate care ne comunică datele dumneavoastră speciale cu caracter personal a obținut în prealabil consimțământul dumneavoastră.

Puteți alege să vă retrageți consimțământul privind materialele de marketing în orice moment prin simpla accesare a linkului de ‘dezabonare’ de la subsolul fiecărui newsletter sau invitație la evenimente.

În orice moment, aveți dreptul de a vă retrage consimțământul. Retragerea consimțământului dumneavoastră nu va afecta legalitatea prelucrării pe baza consimțământului de dinaintea retragerii acestuia. În vederea retragerii consimțământului dumneavoastră pentru orice prelucrare asupra căreia ați consimțit în prealabil, vă rugăm să ne comunicați un e-mail la office@arisonline.ro sau să ne contactați la +40 744625550. În ambele cazuri, consimțământul va putea fi retras în același mod în care a fost acordat.

Ca regulă generală, în cazurile în care vă retrageți consimțământul, nu vom mai permite prelucrarea datelor dumneavoastră și va lua măsurile corespunzătoare pentru ștergerea oricăror înregistrări cu datele Dvs. cu caracter personal. Cu toate acestea, în cazul în care prelucrarea este strict necesară în vederea desfășurării activității, iar prelucrarea s-ar putea baza pe alte temeiuri legitime prevăzute prin dispozițiile legale aplicabile, vom proceda la prelucrarea respectivă și vă vom informa în acest sens.

 

Colectarea  datelor cu caracter personal ale minorilor

Safety and Security Systems  nu permite prelucrarea datelor personale ale clienților care nu au împlinit vârsta de 18 ani.

În ceea ce privește oferirea de servicii ale societății informaționale în mod direct unui copil, prelucrarea datelor cu caracter personal ale unui copil este legală dacă copilul are cel puțin vârsta de 16 ani. Safety and Security Systems depune toate eforturile rezonabile pentru a verifica în astfel de cazuri că titularul răspunderii părintești a acordat sau a autorizat consimțământul, ținând seama de tehnologiile disponibile. Astfel, prelucrarea datelor cu caracter personal ale minorilor de către Safety and Security Systems se va realiza  doar cu acordul explicit al părinților sau al altor reprezentanți legali.

 

Transmiterea datelor dumneavoastră cu caracter personal

Vă putem partaja datele cu caracter personal obținute de la dumneavoastră în următoarele împrejurări:

  1. Putem comunica datele de contact cu titlu confidențial către terți în scopul obținerii unui feedback din partea dumneavoastră cu privire la prestarea serviciilor de către Safety and Security Systems, pentru a ne ajuta la măsurarea performanței noastre și îmbunătățirea și promovarea serviciilor noastre;
  2. Putem partaja datele dumneavoastră cu caracter personal cu societăți care prestează servicii pentru controale împotriva spălării banilor, reducerea riscului de credit și în alte scopuri de prevenire a fraudelor și infracțiunilor și societăți care prestează servicii similare, inclusiv instituții financiare, birouri de credit și autorități de reglementare cu care sunt partajate datele respective;
  3. Putem transmite datele către Parteneri sau agenți implicați în livrarea produselor și serviciilor pe care le-ați comandat sau utilizat;
  4. Vă putem partaja datele cu caracter personal cu orice terț căruia îi cesionăm sau novăm orice drepturi sau obligații;
  5. De asemenea, putem folosi date cu caracter personal agreate și statistici în scopul monitorizării folosirii website-ului pentru a ne ajuta la dezvoltarea website-ului și serviciilor noastre.

De asemenea, vă putem partaja datele cu caracter personal cu persoanele noastre împuternicite – în principal prestatori de servicii din cadrul sau din afara Safety and Security Systems, pe plan intern sau internațional, ex. centre de servicii comune, în vederea prelucrării datelor cu caracter personal în Scopurile Permise, în numele nostru și doar în conformitate cu instrucțiunile noastre. Vom păstra controlul asupra datelor dumneavoastră cu caracter personal și vom folosi măsuri corespunzătoare de protecție, conform legii aplicabile, pentru a asigura integritatea și securitatea datelor dumneavoastră cu caracter personal în momentul solicitării respectivilor prestatori de servicii;

Cu excepția celor de mai sus, vă vom divulga datele cu caracter personal doar când ne instruiți sau ne acordați permisiunea, când ni se impune prin legea aplicabilă sau reglementări sau cereri ale organelor judiciare sau oficiale să procedăm astfel, sau astfel cum se impune în vederea investigării unor activități frauduloase sau infracționale, efective sau suspectate.

 

Managementul fraudelor și aplicarea legii

  • Vom dezvălui informații dacă acest lucru este justificat în scopul de a ne proteja împotriva fraudelor, a ne apăra drepturile sau proprietatea, sau a proteja interesele clienților noștri.
  • De asemenea, este posibil să fie necesar să dezvăluim informațiile dumneavoastră pentru a ne conforma obligației legale de a răspunde la cererile legale ale autorităților. Datele dumneavoastră cu caracter personal și caracter special vor fi comunicate doar atunci când considerăm, cu bună credință, că avem obligația de a face acest lucru în conformitate cu legea și în baza unei evaluări exhaustive a tuturor cerințelor legale.

 

Terțele părți cu care lucrăm

  • Dacă ați achiziționat produse și servicii Safety and Security Systems utilizând o terță parte sau o organizație parteneră, de multe ori trebuie să facem schimb de informații cu acestea ca parte a acțiunii de administrare a acelei relații– de exemplu, pentru identificarea comenzii dumneavoastră și pentru a face plata către aceste terțe părți sau organizații.
  • Dacă am încheiat un contract cu un prestator de servicii sau contractant pentru a ne presta servicii sau a presta un serviciu în numele nostru, iar aceștia pot avea acces la datele dumneavoastră cu caracter personal și caracter special, nu îi autorizăm să utilizeze sau să dezvăluie datele dumneavoastră cu caracter personal și caracter special decât în legătură cu prestarea produselor și serviciilor lor.
  • Colectăm și combinăm informații în scopul de a monitoriza utilizarea de către Dvs. a produselor și serviciilor, precum și utilizarea acestora de către ceilalți clienți ai noștri, precum și pentru a ne ajuta să îmbunătățim calitatea produselor și serviciilor oferite.

 

Transferuri internaționale de date

În prezent, datele noastre sunt păstrate în locațiile noastre din România.

Poate fi necesar să transferăm informațiile dumneavoastră către alte societăți din Spațiului Economic European (SEE). SEE este alcătuit din țările Uniunii Europene, Elveția, Islanda, Liechtenstein și Norvegia: se consideră că acestea au legi echivalente în ceea ce privește protecția datelor și a vieții private. Acest tip de transfer de date poate avea loc pentru efectuarea unor dispozitive medicale la comandă.

Dacă, în anumite cazuri, Safety and Security Systems transmite informațiile dumneavoastră către o țară din afara SEE o vom putea face numai cu acordul tău și ne vom asigura că informațiile tale sunt protejate corespunzător. Ne vom asigura întotdeauna că există un contract legal corespunzător care acoperă transferul de date, în conformitate cu standardele aprobate de Comisia Europeană (https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection/data-transfers-outside-eu/model-contracts-transfer-personal-data-third-countries_en ). În plus, vom cere terței părți să încheie un contract legal care să reflecte aceste standarde.

 

Durata de păstrare a datelor dumneavoastră cu caracter personal și caracter special

Vom stoca informațiile dumneavoastră atât timp cât ni se cere prin lege. Dacă nu există nicio cerință legală, le vom stoca doar atât timp cât este necesar.

Cu excepția situației în care legea prevede altfel, de regulă vom prelucra datele dumneavoastră pe perioada înregistrării dumneavoastră pe site-ul Safety and Security Systems sau a existenței unui contract între dumneavoastră și Safety and Security Systems, plus o perioadă de cinci ani de la încetarea acestuia.

Datele dumneavoastră cu caracter personal vor fi șterse sau eliminate atunci când nu mai sunt necesare sau atunci când vă retrageți consimțământul (în situația în care acesta a fost acordat) și nu mai există obligația legală de a continua operațiunea de  stocare a datelor personale.

 

Păstrarea în siguranță a datelor dumneavoastră cu caracter personal și caracter special

În mod constant îmbunătățim măsurile pe care le-am adoptat pentru protecția datelor Dvs. cu caracter personal și caracter special împotriva oricărui acces neautorizat, pierdere accidentală, dezvăluire sau distrugere.

Comunicările prin internet (cum ar fi e-mailurile) nu sunt sigure dacă nu sunt criptate. Comunicările dumneavoastră pot traversa mai multe țări înainte de a fi remise, deoarece aceasta este natura internetului.

Nu putem accepta responsabilitatea pentru niciun acces neautorizat sau pierdere de date cu caracter personal și caracter special care nu ține de controlul nostru.

 

Drepturile dumneavoastră

  • Dreptul de acces, care include dreptul de a ști dacă prelucrăm date despre dumneavoastră și  dreptul de a afla care sunt acestea, cui sunt transferate, cât timp vor fi păstrate, unde le-am obținut și dacă se folosesc pentru profilare/decizii automatizate.
  • Dreptul la rectificare. Dacă datele pe care le avem sunt incorecte, trebuie să le corectăm (mai puțin în cazul în care le prelucrăm pentru altcineva. În acest caz, vă vom informa cui trebuie să trimiteți cererea dumneavoastră.).
  • Dreptul la ștergere („dreptul de a fi uitat”) la cerere, vom șterge datele dumneavoastră personale cât mai repede posibil, dacă 1) nu mai sunt necesare pentru scopul în care sunt obținute sau 2) dacă vă retrageți consimțământul pentru prelucrarea acestor date/dacă aveți obiecții privind prelucrarea (mai puțin dacă ne sunt necesare pentru un litigiu, executarea unui contract sau obligații legale). De asemenea, dacă descoperim că avem o obligație legală de ștergere sau dacă prelucrarea ar fi nelegală, le vom șterge. Dacă datele sunt prelucrate și de terți, vom lua măsuri rezonabile de a le informa despre cererea de ștergere.
  • Dreptul la restrângerea procesării, dacă ele sunt nelegale, presupus incorecte, contestate, sau nu mai sunt necesare.
  • Dreptul la informare.  Vă informăm cât mai clar despre drepturile dumneavoastră în domeniul datelor personale, și despre ce date prelucrăm despre dumneavoastră. sau (dacă e cazul) împărțim cu terți.
  • Dreptul la portare. Dacă vă prelucrăm datele personale în mod automatizat, în bază de consimțământ sau contract, ne puteți cere sa vi le dăm în format si vă vom răspunde solicitării într-un termen rezonabil.
  • Dreptul de a obiecta. Ne puteți indica dacă doriți să nu mai prelucrăm datele dvs personale. Vom da curs cererii dumneavoastră dacă nu putem demonstra interese legitime suficiente. În orice caz, datele procesate pentru marketing direct vor fi șterse la cerere.
  • Dreptul de a solicita o copie a datelor cu caracter personal referitoare la dumneavoastră pe care le deținem; în cazul în care vă exercitați acest drept într-un mod care este evident abuziv sau nefondat, ne rezervăm dreptul la rambursarea costurilor necesare suportate pentru prelucrarea copiilor respective și pentru remiterea copiilor într-o perioadă de timp rezonabilă
  • Dreptul de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrarea automată, inclusiv crearea de profiluri, cu excepția cazului în care ați dat un consimțământ explicit sau dacă ele sunt necesare pentru executarea unui contract.
  • Dreptul de a depune o plângere la o autoritate de supraveghere, în România este vorba despre ANSPDCP (Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal), web: dataprotection.ro, e-mail: anspdcp@dataprotection.ro.

Dacă doriți să procedați în sensul celor de mai sus, vă rugăm să ne transmiteți un e-mail la office@safetysecurity.ro.  Este posibil să vă cerem să vă dovediți identitatea comunicându-ne o copie a unui mijloc valabil de identificare pentru a ne conforma cu obligațiile de securitate pe care le avem și a împiedica divulgarea neautorizată a datelor.

Vom lua în considerare orice solicitări sau plângeri pe care le primim și vă vom transmite un răspuns în timp util. Dacă nu sunteți mulțumit de răspunsul nostru, puteți înainta plângerea către Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal – cu sediul în Bd. Gheorghe Magheru nr. 28-30, București, România.

 

Pentru a nu mai primi mesaje de marketing

Dacă nu doriți a mai primi mesaje de marketing din partea Safety and Security Systems privind produsele și serviciile noastre puteți opta pentru a renunța la toate comunicările de marketing.

 

Actualizarea datelor cu caracter personal cu privire la dumneavoastră

În cazul în care oricare dintre datele cu caracter personal pe care ni le-ați furnizat suferă modificări, spre exemplu dacă vă schimbați prenumele, numele sau adresa de e-mail sau dacă doriți să anulați orice fel de cerere către noi, sau dacă luați cunoștință de faptul că deținem orice date cu caracter personal incorecte cu privire la dumneavoastră, vă rugăm să ne anunțați prin comunicarea unui e-mail la office@arisonline.ro. Nu vom fi răspunzători pentru nici o pierdere decurgând din Date cu Caracter Personal incorecte, neautentice, insuficiente sau incomplete pe care ni le furnizați.

În același timp, vom lua măsuri juste pentru actualizarea periodică a registrelor noastre cu privire la datele dumneavoastră cu caracter personal, dar nu vom fi răspunzători pentru nicio modificare neprevăzută a datelor dumneavoastră cu caracter personal.